7 Tujuan Administrasi Secara Umum, Pengertian, Unsur, Ciri-ciri {Lengkap}

Tujuan Administrasi –  Setiap Negara, Perusahaan baik perusahaan negeri atau swasta pasti memiliki sebuah administrasi yang bertujuan untuk mengolah, mengendalikan, bahkan merancang kegiatan sebuah perusahaan tersebut. Berikut ini adalah tujuan dari administrasi tersebut.

Pengertian Administrasi Secara Umum

Apa yang dimaksud dengan administrasi tesebut? Pengertian Administrasi merupakan sebuah bentuk usaha dan juga aktivitas yang berhubungan dengan pengaturan kebijakan agar dapat mencapai target atau  tujuan organisasi. Jadi, boleh dibilang bahwa administrasi mempunyai peranan yang sangat krusial dalam semua aktivitas sebuah organisasi.

Selain itu, pengertian administrasi secara sempit dapat diartikan sebagai bentuk aktivitas yang meliputi catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan sederhana, ketik-mengetik, dan kegiatan lain yang sifatnya teknis ketatausahaan.

Sedangkan pengertian administrasi secara luas adalah semua proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang bertujuan untuk mencapai target dengan memanfaatkan sarana dan prasarana tertentu secara berdaya guna dan berhasil guna.

Dari definisi administrasi tersebut kita dapat mengetahui 3 hal penting berikut ini:

Administrasi adalah sebuah seni sekaligus proses. Sebagai seni, administrasi membutuhkan kiat khusus yang sifatnya kondisional dan situasional karena selalu terkait dengan situasi, kondisi, waktu, dan tempat.

Dalam administrasi terdapat unsur-unsur tertentu, diantaranya; terdapat dua atau lebih orang di dalamnya, terjadi kerjasama antar orang tersebut yang sifatnya formal dan hirarkis, memiliki tujuan, terdapat tugas, ketersediaan sarana dan prasarana.

Administrasi muncul secara bersamaan dengan munculnya peradaban manusia dimana administrasi tersebut untuk mencapai tujuan bersama.

Pengertian Administrasi Menurut Para Ahli

Beberapa ahli di bidang administrasi menjelaskan tentang definisi administrasi, diantaranya adalah

1. Menurut Ulbert

Administrasi secara sempit didefinisikan sebagain penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis baik internal maupun eksternal dengan maksud menyediakan keterangan serta memudahkan untuk memperoleh kembali baik sebagian maupun menyeluruh. Pengertian administrasi secara sempit ini lebih dikenal dengan istilah Tata Usaha.

2. Menurut WH. Evans

Administrasi adalah fungsi yang menyangkut manajemen  dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan organisasi.

3. Menurut Arthur Grager

Administrasi adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat suatu organisasi.

4. Menurut William Feffingwell dan Edwin Robinson

Administrasi adalah cabang ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, kapan, dan dimana pekerjaan itu harus dilakukan.

5. Menurut George Terry

Administrasi adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

6. Menurut Ordway Tead (1953)

Menjelaskan bahwa administrasi adalah usaha yang luas mencakup segala bidang untuk memimpin, mengusahakan, mengatur kegiatan kerjasama manusia yang ditujukan pada tujuan-tujuan dan maksud-maksud tertentu.

7. Menurut Drs. The Liang Gie dan Drs. Sutarto (1977)

Mengemukakan pula bahwa : Administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu.

8. Menurut Dr. Sondang P. Siagian MPA (1977)

Administrasi adalah “keseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

9. Menurut The Liang Gie

Mengatakan “Administrasi secara luas adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu” (1980:9).

10.Menurut Soewarno Handayaningrat

Mengatakan“Administrasi secara sempit berasal dari kata Administratie (bahasa Belanda) yaitu meliputi kegiatan cata-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, keti-mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan” (1988:2).

Dari definisi tersebut dapat disimpulkan administrasi dalam arti sempit merupakan kegiatan ketatausahaan yang mliputi kegiatan cata-mencatat, surat-menyurat, pembukuan dan pengarsipan surat serta hal-hal lainnya yang dimaksudkan untuk menyediakan informasi serta mempermudah memperoleh informasi kembali jika dibutuhkan.

11. Menurut Prof. Dr. S Prajudi Atmosudirjo, S.H.

Administrasi adalah proses dan tata kerja yang terdapat pada setiap usaha, apakah usaha kenegaraan atau swasta, usaha sipil atau militer, usaha besar atau kecil.

12.Menurut Dwight Waldo (1971)

Mengemukakan bahwa : Administrasi adalah suatu bentuk daya upaya manusia yang kooperatif yang mempunyai tingkat rationaliteit yang tinggi.

13. Menurut Elix A. Nigro dan Lloyd G. Nigro (1977:18)

Menyimpulkan bahwa administrasi adalah:

Usaha kelompok yang bersifat kooperatif yang diselenggarakan dalam satu lingkungan publik

Meliputi seluruh cabang pemerintahan serta merupakan pertalian diantara cabang pemerintahan (eksekutif, yudikatif, dan legislatif).

Mempunyai peranan penting dalam perumusan kebijaksanaan publik (public policy) dan merupakan bagian dari proses politik

Amat berbeda dengan administrasi privat

Berhubungan erat dengan kelompok-kelompok privat dan individual dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat.

14. Menurut Syamsi (1985:10)

Administrasi adalah seluruh kegiatan dalam setiap usaha kerjasama yang dilakukan oleh sekelompok atau lebih orang-orang secara bersama-sama dan simultan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

15. Menurut Soepardi (1988:7)

Administrasi adalah keseluruhan proses kegiatan-kegiatan kerja sama yang dilakukan oleh sekelompok atau lebih oarang-orang secara bersama-sama dan simultan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

16. Menurut munawardi Reksohadiprowiro

“Dalam arti sempit” administrasi berarti tata usaha yang mencakup setiap pengaturan yang rapi dan sistematis serta penentuan  fakta-fakta serta tertulis  dengan tujuan memperoleh  pandangan yang menyeluruh serta hubungan timbal balik antara satu fakta  dengan fakta lainnya.

17. Menurut Wijana

Administrasi adalah rangkaian semua organ-organ Negara rendah dan tinggi yang bertugas menjalankan pemerintahan pelaksanaan dan kepolisian.

18. Menurut Leonard D. White (1958)

Administrasi  adalah suatu proses yang umum dalam semua usaha-usaha suatu kelompok baik dalam usaha umum atau pribadi.

19. Menurut Wiliaw h. Newman (1963)

Administrasi adalah pembimbingan, kepemimpinan dan pengawasan usaha-usaha suatu kelompok individu kearah pencapaian tujuan bersama.

20. Menurut White, 1958)

Administrasi adalah proses yang pada umumnya terdapat pada semua usaha kelompok, pemerintah atau swasta, sipil atau militer, besar atau kecil.

21. Menurut Simon, (1958)

Administrasi sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan kerjasama guna menyelesaikan tugas bersama.

22. Menurut Drs. Saafroedin Bahar

Administrasi adalah seluruh kegiatan-kegiatan atau proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kelompok kerjasama manusia untuk mencapai tujuan tertentu.

23. Menurut Achmad Ichsan, SH. Dalam Tata Administrasi Kekaryawanan

Administrasi diterjemahkan sebagai tata pelaksanaan dengan keterangan bahwa didalamnya tercangkup pengertian tata dalam arti “organization dan management” juga dalam arti tata hukumnya sedangkan pelaksanaan menunjukkan realisasi dalam melakukan tata tersebut.

24. Menurut Stephen Robbins dikutip oleh Ulbert Silalahi

Menyatakan “Administration is the universal process of efficiently getting activities completed with and through other people” (Administrasi adalah proses yang universal dalam aktivitas pencapaian tujuan secara efisien dengan dan melalui orang lain).

25. Menurut Pendapat Soetarto Dan R. P. Soewarno (1978)

Administrasi adalah suatu proses penyelenggaraan dan pengurusan segenap tindakan/kegiatan dalam setiap usaha kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan.

26. Menurut Harris Muda Nasution dalam bukunya

“Kursus Pengetahuan Administrasi“, sebagai berikut :“Dalam arti yang sempit bahkan pengertian sehari-hari, maka Administrasi artinya adalah tata usaha. Tata usaha ialah suatu pekerjaan yang sifatnya mengatur segala sesuatu pekerjaan yang berhubungan dengan pekerjaan tulis-menulis, surat-menyurat dan mencatat / membukukan setiap perubahan atau kejadian yang terjadi di dalam organisasi”. (The Liang Gie,1972).

27. Menurut Soewarno Handayaningrat

Mengatakan “Administrasi secara sempit berasal dari kata Administratie (bahasa Belanda) yaitu meliputi kegiatan cata-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, keti-mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan” (1988:2).

Dari definisi tersebut dapat disimpulkan administrasi dalam arti sempit merupakan kegiatan ketatausahaan yang mliputi kegiatan cata-mencatat, surat-menyurat, pembukuan dan pengarsipan surat serta hal-hal lainnya yang dimaksudkan untuk menyediakan informasi serta mempermudah memperoleh informasi kembali jika dibutuhkan.

28. Menurut Arifin Abdulrachman (1971)

Mengemukakan pula bahwa, Administrasi dalam arti tata usaha kegiatannya meliputi penerimaan surat, penyimpanan surat, korespondensi, penduplikasian, penctatan-pencatatan pada buku-buku atau kartothik, pokoknya segala macam pekerjaan yang ada hubungannya dengan apa yang dinamakan pekerjaan kertas, bahkan yang meliputi juga pekerjaan-pekerjaan penelponan dan penerimaan tamu.

29. Menurut Handayaningrat (1996:2)

Mengemukakan “administration is the activities of groups cooperating to accomplish common goals” (Administrasi sebagai kegiatan daripada kelompok yang mengadakan kerjasama untuk menyelesaikan tujuan bersama).

Berdasarkan definisi administrasi sebagaimana dikemukakan di atas Handayaningrat (1996:3) mengemukakan bahwa administrasi mengandung ciri-ciri sebagai berikut:

  • Adanya kelompok manusia, yaitu kelompok yang terdiri atas 2 orang atau lebih
  • Adanya kerjasama dari kelompok tersebut
  • Adanya kegiatan/proses/usaha
  • Adanya bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan
  • Adanya tujuan

30. Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson

Administrasi adalah cabang ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, kapan, dan dimana pekerjaan tersebut harus dilakukan.

31. Menurut Tead (2003 :3)

menyatakan administrasi adalah “Conceived at the necessary activities of individuals (executives) in an organization who are charged with ordering, forwarding, and facilitating the associate efforts of group of individuals brought together to realize certain defined purpose.”

Pendapat tersebut dapat diartikan bahwa administrasi meliputi kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan oleh pejabat-pejabat dalam suatu organisasi yang bertugas mengatur, memajukan, dan melengkapi usaha kerjasama sekumpulan orang yang sengaja dihimpun untuk mencapai tujuan tertentu.

Unsur-Unsur Administrasi

Selain memahami pengertian administrasi, ada beberapa unsur penting yang wajib ada di sebuah bidang bisnis. Menurut The Liang Gie, ada 8 unsur yang harus ada:

1. Organisasi

Tempat dimana kegiatan administrasi dilakukan. Dalam bisnis, orang-orang yang bekerja di dalamnya akan dihimpun mejadi sebuah wadah.

2. Manajemen

Alat utama pelaksanaan administrasi. Ada pengatur, penggerak, manajer dan tenaga operasional. Dalam manajemen ini masih dibagi menjadi tiga kelompok; top management, middle management dan lower management (mandor).

3. Komunikasi

Administrasi juga mengatur pola komunikasi antar departemen. Misalnya melalui surat atau warta.

4. Kepegawaian

Ini berkaitan dengan penggunaan ternaga kerja. Dalam administrasi ada proses yang saling berhubungan, yaitu; penerimaan, penempatan, pendayagunaan dan pemberhentian kerja.

5. Keuangan

Ini berkaitan dengan pembiayaan kontrak kerjasama mulai dari cara memperoleh dana hingga pertanggungjawabannya.

6. Perbekalan

Berhubungan dengan pengadaan barang, penyimpanan dan penyingkiran. Pihak administrasi akan menyisir mana barang yang dibutuhkan untuk kerja dan tidak.

7. Tata usaha

Meliputi kegiatan pencatatan, penyimpanan dan pengiriman.

8. Public Relation

Administrasi akan menciptakan peraturan bagaimana berhubungan dengan masyarakat terutama konsumen.

Ciri-Ciri Administrasi

Administrasi memiliki beberapa karakteristik/ciri-ciri antara lain sebagai berikut:

Di dalam kegiatan Administrasi ada beberapa karakteristik/ ciri-ciri yang mudah dikenali, diantaranya adalah:

1. Administrasi memiliki tujuan yang jelas

2. Di dalam Administrasi terdapat kelompok manusia yang terdiri dari dua orang atau lebih

3. Administrasi selalu berhubungan dengan kegiatan kerjasama

4. Di dalam Administrasi terdapat usaha atau proses kerja

5. Kegiatan di dalam Administrasi selalu terdapat kepemimpinan, bimbingan, dan pengawasan

Fungsi Administrasi

Berikut ini adalah beberapa fungsi administrasi dalam organisasi:

1. Planning (Perencanaan)

Planning adalah kegiatan perencana yang membutuhkan sebuah aktivitas administrasi, mulai dari pengumpulan data, pengolahan data, hingga penyusunan perencanaan.

2. Organizing (Penyusunan)

Organizing adalah kegiatan menyusun dan membangun komunikasi kerja antara anggota-anggota dalam organisasi sehingga akan tercapai suatu kesatuan usaha untuk mencapai tujuan organisasi tersebut

3. Coordinating (Kordinasi)

Coordinating merupakan sebagian dari fungsi manajemen yang melakukan sejumlah aktivitas agar berjalan baik dengan menjauhi terjadinya suatu kekacauan, bentrok, kekosongan aktivitas yang dilaksanakan dengan menghubungkan, menyatukan dan menyesuaikan suatu pekerjaan bawahan yang sehingga terdapat kerjasama yang terencana dalam suatu usaha untuk mencapai suatu tujuan organisasi.

4. Reporting (Laporan)

Reporting adalah aktivitas penyampaian perkembangan atau hasil dari suatu kegiatan dengan membuat dan memberikan laporan dari tugas dan fungsi para pejabat yang lebih tinggi baik lisan ataupun tulisan untuk mendapatkan gambaran tentang pelakasanaan tugas para anggota organisasi.

5. Budgeting (Penyusunan Anggaran)

Budgeting adalah aktivitas perencanaan dan pengelolaan keuangan atau anggaran dalam organisasi yang dilakukan secara berkesinambungan

6. Staffing (Penempatan)

Staffing adalah kegiatan yang berhubuungan dengan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya dalam sebuah organisasi; mulai dari perkrutan tenaga kerja, pengembangan, perlengkapan di dalam organisasi tersebut.

7. Directing (Pengarahan atau Bimbingan)

Directing adalah aktivitas berinteraksi dengan anggota organisasi dalam bentuk memberi bimbingan, saran, perintah-perintah, agar tugas dijalankan dengan baik guna mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Peran Administrasi Sebagai Queen of Peace

Bisa dibilang arti administrasi ibarat Queen of Peace. Keributan akan terus terjadi dalam sebuah perusahaan atau bisnis saat administrasi tidak berjalan semestinya.

Bayangkan bila Anda tidak memiliki format penyimpanan file yang rapi. File dan surat-menyurat Anda ditaruh sembarangan?

Suatu hari Anda benar-benar membutuhkannya dan dibutuhkan waktu yang lama bagi Anda untuk menemukannya. Padahal jika Anda menatanya dengan baik tentu waktu bisa dipersingkat dan digunakan untuk menyelesaikan target lainnya.

Pengertian administrasi dalam bisnis sebenarnya sangat luas dan akan berhubungan dengan berbagai macam jenis menejemen di beberapa posisi di departement perusahaan. Menurut kontributor Pankaj Mishra melalui Linkedin, administrator nantinya akan menjadi penghubung berbagai departemen, partner perusahaan dan konsumen sekaligus.

Karena itu, bidang ini setidaknya harus bisa meng-cover beberapa hal berikut ini:

  1. Memahami pengertian administrasi
  2. Meningkatkan kinerja staf kantor dalam hal pengorganisasian dan mengatur administrasi kantor di berbagai bidang
  3. Mengeluarkan standar filing yang tepat
  4. Mengembangkan dan mengatur aset perusahaan
  5. Mampu mengembangkan prosedur administrasi
  6. Mampu mengontrol dan merencanakan budget administrasi
  7. Membuat laporan kegiatan perusahaan mulai dari penggajian, kegiatan pengiriman dan lainnya

Walaupun begitu, tugas utama administrator tergantung perusahaan. Yang pasti bidang ini akan memastikan efisiensi performa perusahaan di semua departemen. Mereka bertindak sebagai jembatan penghubung antara manejemen dan juga karyawan.

Adminisrasi kantor adalah salah satu elemen yang dikaitkan dengan efisiensi dan produktifitas kerja perusahaan. Mereka memberikan informasi yang dibutuhkan oleh berbagai departemen sehingga masing-masing job description dan planning setiap menejemen tercapai.

Mereka menyediakan apa yang dibutuhkan oleh berbagai departemen, membangun peraturan dan budaya perusahaan. Kelihatannya, bidang ini seperti hilang ditelan bumi, padahal administrasi adalah kunci utama kelancaran regulasi perusahaan.

Demikianlah penjelasan mengenai pengertian administrasi, tujuan, fungsi, unsur-unsur dan ciri-ciri Administrasi yang perlu kita ketahui. Semoga bermanfaat.

Leave a Comment