Bagian-Bagian Surat : Penjelasan, Fungsi, Jenis, Contohnya [Lengkap]

Bagian-Bagian Surat : Penjelasan, Fungsi, Jenis, Contohnya [Lengkap]

Pengertian Surat

Bagian-Bagian Surat : Penjelasan Fungsi Jenis dan Contohnya [Lengkap]
Bagian-Bagian Surat : Penjelasan Fungsi Jenis dan Contohnya [Lengkap]
Bagian Bagian Surat – Surat adalah sarana komunikasi untuk dapat menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Dan pada umumnya didalam format penulisan surat terutama untuk surat resmi ada beberapa bagian misalnya seperti kop surat, tanggal surat, nomor surat, alamat tujuan, isi surat, nama pengirim surat dan tembusan surat tersebut.

Pengertian surat menurut KBBI yaitu kertas dan sebagainya yang bertulis. Sementara definisi surat secara umum diartikan sebagai sebuah kertas yang berisikan sebuah informasi atau berita dari pengirim surat yang ditujukan kepada pembaca yang telah dituju.

Surat sendiri digunakan untuk berkirim pesan dengan tujuan memberi informasi atau berita dari pengirim surat kepada pembaca surat yang dituju. Fungsi surat yaitu untuk dapat menyampaikan pesan atau maksud tertentu dari pengirim pada yang dituju.

Ada banyak sekali  jenis-jenis surat dari mulai surat pribadi, surat dinas, surat lembaga, surat niaga, surat pemberitahuan atau bahkan surat kaleng. Surat menjadi media komunikasi penting dan formal yang biasa dilakukan oleh sebuah lembaga, instansi, organisasi dan perusahaan. Adapun surat elektronik disebut dengan email atau electronic mail.

Pada surat resmi sendiri terdapat kaidah dan format yang harus dipenuhi, termasuk juga adanya bagian-bagian surat yang harus ada, misalnya seperti kop surat atau nomor surat. Apa sajakah bagian-bagian surat pada surat resmi dan juga seperti apa contohnya?

Fungsi Surat

Bagian-Bagian Surat : Penjelasan Fungsi Jenis dan Contohnya [Lengkap]
Bagian-Bagian Surat : Penjelasan Fungsi Jenis dan Contohnya [Lengkap]
Fungsi Surat yaitu  Selain  berfungsi  sebagai  alat  komunikasi,  surat  juga berfungsi sebagai berikut :

Alat Bukti Tertulis

Surat dapat dijadikan sebagai alat bukti tertulis jika terjadi perselisihan antar organisasi/perusahaan atau antar orang-orang  yang  telah  mengadakan  hubungan  surat-menyurat. Contoh yaitu surat perjanjian.

Alat Pengingat

Surat dapat digunakan untuk mengetahui hal-hal yang telah lama disepakati atau disetujui bersama-sama. Contohnya yaitu surat pesanan dan surat undangan.

Bukti Historis / Sejarah

Surat  dapat  dijadikan sebagai  bahan sebuah  riset/penelitian   untuk dapat mengetahui aktivitas organisasi/perusahaan di masa yang lalu. Contoh yaitu surat keterangan dan surat pengiriman pesanan.

Duta Organisasi

Semua surat dapat berfungsi sebagai duta organisasi karena surat dapat membawa pesan kepada pihak-pihak di dalam maupun di luar organisasi/perusahaan.

Pedoman

Surat sendiri dapat digunakan pedoman dalam melaksanakan suatu tugas/pekerjaan. Contoh: surat tugas.

Sarana Promosi

Surat dapat digunakan sebagai sarana promosi suatu perusahaan, karena biasanya pada surat resmi tercantum pada kepala surat mengenai identitas perusahaan.

Sehingga dapat disimpulkan surat tidak hanya mampu mempunyai satu fungsi saja tetapi bisa juga memiliki beberapa fungsi. Sebagai contoh, surat pesanan lima buah printer dari PT Jaya Abadi kepada PT Rahayu Digital.

Selain berfungsi sebagai alat pengingat mengenai barang apa saja yang akan dipesan, surat pesanan juga berfungsi sebagai alat bukti tertulis tentang jenis barang yang telah dipesan, sehingga bila terjadi kesalahan dalam pengiriman, pemesan dapat melakukan pengaduan/penuntutan dengan bukti surat pesanan yang sudah tertera di dalam surat tersebut.

Jenis dan Macam-Macam Surat

Bagian-Bagian Surat : Penjelasan Fungsi Jenis dan Contohnya [Lengkap]
Bagian-Bagian Surat : Penjelasan Fungsi Jenis dan Contohnya [Lengkap]
Surat dapat dibagi dalam beberapa jenis berdasarkan dengan tujuan, sifat, wujud, dan juga kriteria lainnya. Agar dapat memudahkan kita untuk dapat mengetahui jenis surat, berikut ini merupakan macam-macam surat tersebut:

Jenis Surat Berdasarkan Tujuannya

  1. Surat pemberitahuan, biasanya surat ini berisi tentang pemberitahuan kepada banyak pihak yang merupakan bagian dari suatu instansi
  2. Surat perintah, surat yang diberikan kepada pihak tertentu agar dapat melakukan sesuatu yang tertera dalam surat tersebut
  3. Surat permintaan, surat yang isinya untuk meminta informasi lebih detail tentang barang atau jasa yang ditawarkan
  4. Surat peringatan, surat ini mempunyai fungsi yaitu untuk dapat mengingatkan kesalahan seseorang di suatu instansi
  5. Surat panggilan, bertujuan untuk memanggil pihak lain baik secara personal maupun secara organisasi
  6. Surat Susulan, adalah penegasan dari surat yang pernah dikirim sebelumnya
  7. Surat keputusan, surat yang berisi keputusan yang dapat diambil oleh suatu organisasi atas dasar pertimbangan
  8. Surat laporan, surat yang berisi tentang laporan kerja kepada orang lain
  9. Surat penawaran, pada umumnya surat ini berhubungan dengan jual-beli barang atau jasa yang isinya tentang penawaran spesifikasi dan harga

Jenis Surat Berdasarkan Wujudnya

  1. Kartu pos, surat yang isinya ditulis pada secarik kertas danbiasanya dikirim melalui pos. Pada umumnya kartu pos ini berukuran 10×15 cm.
  2. Warkat pos, surat tertutup yang dibuat dari sehelai kertas cetakan dan dapat dilipat seperti halnya melipat amplop.
  3. Surat bersampul, surat yang dibuat dalam beberapa helaian kertas terpisah dimana untuk dapat mengirimnya harus menggunakan amplop.
  4. Memorandum dan Nota, surat yang digunakan untuk keperluan internal suatu organisasi yang bertujuan untuk dapat memberi/ meminta informasi antar pejabat kantor.
  5. Telegram, pesan singkat yang dikirim dari jarak jauh dalam waktu cepat dengan adanya bantuan pesawat telegram.

Jenis Surat Menurut Sifat Isi dan Asalnya

  1. Surat dinas, digunakan untuk kepentingan tugas dinas oleh beberapa instansi-instansi tertentu, baik itu instansi sipil maupun instansi militer.
  2. Surat Niaga/ Bisnis, surat yang digunakan untuk keperluan bisnis oleh lembaga-lembaga usaha.
  3. Surat Pribadi, surat yang sifatnya pribadi yang dikirimkan kepada orang lain atau petugas lembaga tersebut.

Jenis Surat Menurut Jumlah Penerima

  1. Surat Biasa, pada umumnya ditujukan kepada satu orang atau petugas sebuah lembaga.
  2. Surat edaran, ditujukan kepada banyak orang atau banyak lembaga atau khayalak ramai, bahkan kepada seluruh masyarakat.
  3. Surat pengumuman, umumnya ditujukan kepada sekelompok orang atau lembaga tertentu.

Jenis Surat Menurut Kerahasiaannya

  1. Surat biasa, surat yang isinya tidak terdapat hal-hal yang perlu untuk dirahasiakan.
  2. Surat rahasia, surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang tertentu yang hanya berkepentingan saja.
  3. Surat sangat rahasia, surat yang kerahasiaan isinya dapat dijaga sangat ketat agar tidak diketahui oleh orang lain

Jenis Surat Berdasarkan Jangkauannya

  1. Surat Internal, surat yang asalnya dari dalam suatu kantor/ perusahaan itu sendiri dan ditujukan ke divisi lain di perusahaan yang sama.
  2. Surat Eksternal, surat yang asalnya dari luar kantor/ perusahaan yang kemudian masuk melalui pengiriman pos surat.

BAGIAN-BAGIAN SURAT

Bagian-Bagian Surat : Penjelasan Fungsi Jenis dan Contohnya [Lengkap]
Bagian-Bagian Surat : Penjelasan Fungsi Jenis dan Contohnya [Lengkap]
Nah di bawah ini akan dibagikan 11 bagian-bagian surat resmi beserta penjelasan dan juga contohnya, di antaranya meliputi kop surat, nomor surat, alamat tujuan, isi surat dan juga nama pengirim surat.

Kepala Surat (Kop Surat)

Bagian paling atas dalam surat yaitu kepala surat atau yang juga dikenal dengan kop surat. Kop surat memuat informasi tentang nama, logo, identitas dan alamat kantor lembaga pengirim surat. Fungsi kop surat juga penting untuk media promosi dari lembaga atau organisasi pengirimnya.

Bagian kepala surat biasanya terdiri dari hal-hal berikut ini:

Nama lembaga

Logo/lambang lembaga

Alamat lembaga

Nomor telepon lembaga

Kode pos dan fax lembaga (jika ada)

Alamat email dan website lembaga (jika ada)

Tempat dan Tanggal Surat

Bagian surat berikutnya yaitu tempat dan tanggal surat. Pencatuman tempat dan juga tanggal surat bertujuan untuk dapat memberi informasi mengenai kapan dan dari mana surat tersebut dikirim.

Tempat surat sendiri kadang juga tidak dicantumkan kembali jika sudah ditulis di alamat instansi pada bagian kop surat, meski kadang juga dicantumkan kembali. Sementara tanggal surat ditulis sesuai waktu surat selesai dikirim.

Cara penulisan tempat dan tanggal surat di Indonesia dimulai dari kabupaten/kota kemudian diikuti oleh tanggal, lalu bulan dan tahun.

Berikut adalah contoh penulisan tempat tanggal surat :

Malang, 26 September 2018

Bandung, 5 Januari 2019

Makassar, 13 Agustus 2015

Nomor Surat

Dalam surat resmi selalu ada nomor surat yang selalu dicantumkan. Penomoran surat ini dilakukan oleh surat resmi yang dikirim oleh beberapa lembaga, instansi, perusahaan atau organisasi yang resmi dan terdaftar.

Penggunaan nomor surat pada umumnya meliputi nomor urut penulisan surat, kode surat, tanggal, bulan dan tahun penulisan surat. Fungsi nomor surat yaitu  untuk dapat memudahkan pengaturan dan penyimpanan surat serta mengetahui jumlah surat yang dikeluarkan sebuah lembaga.

Penempatan nomor surat disesuaikan dengan bentuk dan sistem penulisan surat tersebut. Nomor surat dapat diletakkan di sebelah kiri atas kertas untuk surat berperihal serta bisa juga diletakkan di bawah judul untuk surat yang berjudul.

Berikut adalah contoh penulisan nomor surat :

045/BTS/01/08/2017

127/PMR/X/2018

Lampiran yang Disertakan

Pada beberapa surat juga terdapat lampiran yang telah disertakan. Bagian lampiran yaitu penjelas yang memberi informasi bahwa ada berkas atau dokumen lain yang disertakan dalam surat tersebut.

Jika misalnya tidak terdapat berkas atau dokumen yang telah dilampirkan, maka bagian lampiran ditiadakan.

Penulisan lampiran yang disertakan bisa disebutkan dengan jumlah lembar, eksemplar atau cukup jumlah berkasnya dengan bentuk huruf. Jika lebih dari sepuluh maka cukup ditulis dalam bentuk angka. Sedangkan jika tidak ada lampiran dapat ditulis tanda penghubung atau tanda minus.

Hal/Perihal

Bagian-bagian surat resmi berikutnya yaitu bagian hal atau perihal. Fungsi bagian hal dalam surat  yaitu dapat memberi petunjuk pada pembaca tentang kepentingan dan isi pokok dalam surat tersebut. Singkatnya, hal atau perihal hampir sama dengan judul pada surat yang berjudul.

Tata cara penulisan hal atau perihal adalah tidak ditulis dengan huruf kapital keseluruhannya, tapi pada huruf pertama kata utamanya saja. Di akhir hal atau perihal surat juga tidak perlu diberikan tanda titik.

Alamat Tujuan

Alamat tujuan juga menjadi salah satu bagian surat, yakni alamat yang dituju dalam pengiriman surat. Terdapat dua alamat tujuan yang ditulis yaitu alamat luar yang ditulis di sampul surat serta alamat dalam yang ditulis di bagian dalam kertas surat.

Pada alamat di bagian sampul harus ditulis dengan lengkap, sedangkan di bagian dalam, alamat tujuan boleh ditulis sebagian saja. Biasanya juga dapat ditujukan orang atau instansi yang dituju dan menggunakan kata-kata seperti ‘Bapak/Ibu’ atau ‘Yth.’

Berikut adalah hal-hal yang harus diperhatikan dalam penulisan alamat tujuan surat:

Bisa menggunakan kata Yth (singkatan dari yang terhormat) untuk menghormati pihak yang dikirim surat dapat  berupa atasan, rekan kerja, kolega atau teman.

Bisa menggunakan sebutan Bapak, Ibu atau Sdr yang kemudian diikuti oleh nama orang yang dituju.

Di akhir tiap baris tidak perlu diberikan tanda titik, kecuali untuk sebuah singkatan.

Dianjurkan menyertakan kode pos untuk dapat memudahkan pengiriman surat pada yang dituju.

Berikut merupakan contoh penulisan alamat tujuan surat :

Yth. Direktur PT Adi Jaya

Jalan Tengku Umar No. 15

Jakarta

Yth. Bapak Sukamtoi

Kepala Sekolah SMA 1 Gresik

Jalan Arlita No. 26

Kabupaten Malang

 

PT Rajawali Jaya Karta

Jalan Pahlawan No. 125

Medan 15320

Sumatera Utara

Salam Pembuka

Bagian surat berikutnya yaitu bagian salam pembuka. Fungsi salam pembuka yaitu untuk membuka pembicaraan dalam surat sesuai adab sopan santun. Salam pembuka berisi tentang sapaan-sapaan pada umumnya. Penulisan salam pembuka harus diawali dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma.

Contoh salam pembuka :

Dengan hormat,

Assalamualaikum wr. wb,

Selamat pagi,

Isi surat

Bagian ini adalah bagian inti dari surat yakni isi surat. Isi surat memuat apa saja yang perlu disampaikan oleh pengirim kepada orang atau lembaga yang telah dituju. Layaknya bentuk berisi karangan pada umumnya, isi surat terdiri dari 3 bagian yaitu bagian pembuka, bagian inti dan bagian penutup.

Bagian pembuka pada isi surat berisi pengantar bagi pembaca untuk dapat  mengetahui isi dan berita yang akan disampaikan oleh pengirim surat. Pokok masalah atau berita sudah tertera dalam bagian pembuka ini dan akan lebih dijelaskan di bagian inti surat tersebut.

Bagian inti pada isi surat berisi maksud dan juga tujuan utama dari pengiriman surat. Maksud pengiriman surat disinggung secara jelas, singkat dan juga padat pada bagian inti agar pesan surat bisa tersampaikan dan dapat dipahami pada pembacanya.

Bagian penutup pada isi surat berisi tentang penegasan dan kesimpulan dari isi surat secara keseluruhan. Selain itu penutup juga dapat berisi harapan atau ucapan terima kasih pada pembaca atas penyampaian pesannya.

Bagian penutup adalah penegasan, simpulan, harapan, atau ucapan terima kasih. Dengan demikian, bagian penutup menandai bahwa uraian pokok yang akan disampaikan melalui surat sudah selesai. Bagian penutup hendaknya singkat, tegas, dan juga tidak perlu berbasa-basi secara berlebih-lebihan.

Salam Penutup

Bagian salam penutup surat  berada pada bagian akhir surat tersebut. Salam penutup digunakan sebagai ucapan salam akhir untuk menambah kesantunan dan etika dalam berkirim pesan, meski tidak harus ada. Penulisan salam diawali huruf kapital dan diakhiri oleh tanda koma.

Berikut merupakan contoh salam penutup :

Hormat kami,

Wassalamualaikum wr.wb,

Terima kasih,

Nama pengirim dan tanda tangan

Pada bagian bawah surat, harus terdapat nama pengirim beserta dengan tandatangannya. Nama yang tercantum yaitu nama lengkap atau nama terang dari pengirim atau orang yang bertanggungjawab pada pengiriman surat tersebut. Selain itu juga dapat dibubuhi tandatangan dari pengirim.

Tembusan

Bagian tembusan adalah bagian surat yang menunjukkan pihak atau orang lain yang juga berhak mendapatkan surat tersebut. Meski begitu, tidak semua surat mempunyai tembusan.

Contoh Surat

Bagian-Bagian Surat : Penjelasan Fungsi Jenis dan Contohnya [Lengkap]
Bagian-Bagian Surat : Penjelasan Fungsi Jenis dan Contohnya [Lengkap]
Berikut adalah contoh surat lamaran kerja yang dimana dapat anda gunakan bahan acuan ketika anda ingin melamar sebuah pekerjaan buat anda semua. Berikut adalah contohnya:

Yogyakarta, 16 Desember 2016

Kepada

HRD Manager PT. Rocket Manajemen Group

Jl. Marsda Adisucipto No. 8 Yogyakarta

Perihal: Lamaran Kerja

 

Dengan Hormat,

Berdasarkan informasi yang saya peroleh dari surat kabar Kompas tertanggal 15 Desember 2016, PT. Rocket Manajemen membuka beberapa lowongan pekerjaan. Dengan surat Lamaran yang saya buat ini, saya ingin bergabung dengan perusahaan Bapak/Ibu pimpinan. Adapun pekerjaan yang saya maksud adalah bagian Pemasaran di PT. Rocket Manajemen Group.

Berikut adalah data singkat saya

Nama                                   : Nurul Saputra

Tempat/tgl lahir             : Sleman, 11 maret 1985

Jenis kelamin                  : Laki laki

Pendidikkan terakhir   : S1 Akuntansi

Alamat                                : Jl. Mangkubuni  No. 2 Sleman Jogjakarta

Telepon /HP                      : 085879670142

Saat ini saya dalam keadaaan sehat jasmani maupun rohani. Selain itu kemampuan Bahasa Inggris saya cukup Fasih. Saya juga mengutamakan sikap kejujuran dan kerja keras.

Untuk melengkapi beberapa data yang diperlukan sebagai bahan pertimbangan Bapak/Ibu  pimpinan diwaktu yang akan datang, saya lampirkan juga kelengkapan data diri sebagai berikut:

  • Foto ukuran 3 x 4
  • Foto copy KTP
  • Daptar Riwayat Hidup
  • Foto copy Ijasah terakhir
  • Foto copy SKCK
  • Foto copy surat pengalaman kerja

Saya berharap menjadi bagian dari perusahaan Bapak/Ibu agar dapat menjelaskan lebih detil lagi mengenai potensi dan  juga kemampuan saya yang dapat berguna bagi perusahaan yang Bapak/Ibu pimpin saat ini.

Demikian surat lamaran kerja ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan sejujur-jujurnya, dan atas perhatian Bapak/Ibu pimpinan, saya ucapkan terima kasih banyak.

 

Hormat saya,

Andri Nur Cahyani

Nah demikian referensi bagian-bagian surat resmi dan artinya beserta penjelasan, fungsi dan jenis surat secara lengkapnya. Dalam kaidah penulisan surat tersebut terdapat beberapa format dan struktur surat resmi yang harus dipenuhi, meski tidak semua bagian surat harus ada atau tertera, terutama untuk surat yang tidak resmi.

Leave a Comment